为了增加学籍处理透明度和公开度，2016年9月21日，软件学院针对此次学籍处理召集相关学生及家长到学院，召开了一次学籍处理说明会。

在往届的学籍处理过程中，家长对退学警告、降级等学业预警机制不甚理解，总会产生激动甚至言辞激烈等不良情绪。本学期学籍处理前，学院召集学生和家长到一起，就学业预警机制进行了相关说明与解释。

在说明会上，副院长张志佳就学校的学籍管理制度、学业预警机制向到会的学生和家长进行了详细的解读。针对学生受到退学警告、降级和退学处理的原因与各位家长进行了深入的交流。最后，通过解读退学处理条款和学生获得学分的计算方式及过程向部分家长说明了降级处理是对学生正常完成学业的一个有益保护，而不是对这部分同学的惩罚处理，从而得到了大部分家长对学业预警机制的理解和认可。会后，就每个学生的学习和在校情况由教学秘书和辅导员对其学生家长进行了逐个的解释和分析。